ようこそ！総務の世界へ ～オンライン総務でこのような仕事をやっています～
皆さんおはようございます。オンラインサポートチームのステファニーです。
今回は自分の担当業務を中心に、オンライン総務業務を紹介します。
「オンライン総務」は、オフィス管理を担当している拠点総務と何が違うのか、疑問に感じる方もいらっしゃるかもしれません。
「オンライン総務」とは、名称から分かるように、オンラインでできる総務業務を担当している人たちです。
では「オンラインでできる総務業務」には何があるか早速スタートしますので、興味のある方はぜひお読みください！
【入場業務】
・簡単な紹介 ：メンバーの入場/退場/異動に関する業務全般
・自分の担当 ：入場者の最終情報チェック（アカウント情報など）
入場者用マシンの割当依頼
入場/人事異動/退場に伴う社内稟議申請
① 入場者の最終情報チェック（アカウント情報など）
入場者の基本情報に相違がないことを確認して、関係部署に共有します。
ここで作成した情報をもとに、アカウント発行や各部署は必要な手続きを行うため、業務がスムーズにできるようにする、この段階で土地を均す作業を行います。
② 入場者用マシンの割当依頼
入場者が使用するマシンを、関係部署と連携して割り当てます。
貸与する備品（USBハブなど）やソフトライセンス利用情報をこの段階で確認します。
③ 入場/人事異動/退場に伴う社内稟議申請
社員の入場や人事異動が発生した際に、基本情報や業務で必要なアカウント作成有無を社内稟議を通して関係者へ確認・承認を取ります。
また、人事異動の対象者が多い場合には、スプレッドシートで情報をまとめ一括で申請する等で業務の効率化を図っています。
【調達業務】
・簡単な紹介 ：メンバーが必要とするものの手配
・自分の担当 ：消耗品備品の発注
出張手配
PCリプレイス対応
名刺発行対応
試験申し込みに関係する社内手続き
請求書突合およびダブルチェック
① 消耗品備品の発注
基本はオフィスで使用する消耗品備品を手配するタスクになります。
文具類や飲み物など消耗品手配は、その都度、頻繁に購入依頼がくるため、発生頻度の多い業務です。
② 出張手配
社員の出張に伴い、ホテルと航空券を代理で予約します。
新型コロナの状況変化によって、依頼が増えている業務です。
団体イベントや合宿参加などで大量の依頼が見込まれる際には、オンライン総務の方で一括で情報を回収し、予約を進めます。
③ PCリプレイス対応
業務で使用するPCなどはいつでも交換できるように常にストックを用意してありますが、ストックの用意がないPCについては都度見積し購入します。
PCは高額のため購入前にチーム内でダブルチェックを行うなど、不手際による誤注文を防ぐための対策を講じています。
④ 名刺発行対応
名刺発行に関しても社内稟議を通して発行依頼があった際に発注対応を行います。
出張手配と同様に大量の依頼については情報回収から手配まで、一連の流れを全てオンライン総務で担当します。
⑤ 試験申し込みに関係する社内手続き
申請者からの依頼に対して、申し込みに関する社内手続きをするタスクです。
受験内容の確認や管理を行います。
⑥ 請求書突合およびダブルチェック
マシン発注や出張手配などによって発行される各請求書の突合、その後のダブルチェックも調達業務の一環として毎月固定的に発生するタスクです。
上記の業務をメインに、オンライン総務業務に関するお問い合わせ対応なども担当しています。
オンライン総務は在宅で業務を行っているため、社員と対面することはほとんどありませんが、今後も社員のみなさんが安心して自身の業務を行えるよう、見えないところでサポートする役割をこなしていきます。
ご一読ありがとうございました！
